Организация конференций, семинаров, лекций и тренингов переживает непростые времена. Координаторам приходится моментально адаптироваться к переменчивым правилам игры: то с головой нырять в онлайн, то возвращаться на офлайн площадки. Заменить живое общение и обмен опытом в реальном времени «с глазу на глаз» часто невозможно. Но и игнорировать технологичные способы обмена информацией ни в коем случае нельзя.

Офис-шеринг дает возможность самостоятельно выбирать золотую середину – находить такие площадки, где легко собрать участников из разных городов и стран, а при необходимости делать прямые включения со спикерами, которые не смогли приехать лично.

Расскажем, какие мероприятия удобнее устраивать при аренде помещения на один-два часа, и что важнее предусмотреть при организации делового события.

Рискнуть и воплотить в жизнь сумасшедшую идею

Опытный координатор знает, что любое бизнес-событие начинается не столько с поиска идеи, сколько с выбора площадки. Если мероприятие планируется на весну, то тренинги проходят эффективнее на открытом пространстве. Жарким летом в условиях мегаполиса уместнее собирать людей в помещении с кондиционером, чтобы гости «не плавились», а чувствовали себя в комфорте. В зимнее время все ценят места, где тепло, много света и можно в перерыве выпить чашку горячего чая. Бывает, что выстреливают самые неожиданные идеи.

- Мы перебрали несколько вариантов, где собрать участников тренинга по холодным продажам косметики. Большой конференц-зал? Скучно и банально. Лекторий с мягкими креслами? Такой зал быстрее расположит всех к послеобеденному сну, чем к острым баталиям, - рассказывает опытный event-менежер Ринат Валиуллов, - я рискнул арендовать на несколько часов боксерский ринг. Площадку нашел через сервис DЕЛИSPACE. Спикеры выступали на ринге, как на сцене. Основная мысль встречи - как важно драться за заказы и клиентов - звучала в этом месте особенно уместно. Мероприятие прошло «на ура», представитель руководства компании – это большая международная сеть - горячо меня благодарил и сказал, что продажи после тренинга пошли вверх.

Избежать ошибки или полного провала

Правильно подобранные площадки часто помогают избежать эпик фейлов – сокрушительных провалов из-за отсутствия нужного оборудования и современной техники. Получается мероприятие-гибрид, где технологии удачно дополняют живые коммуникации.

- Недаром говорят, что на своих ошибках учатся. У нас был случай, когда спикер опоздала на самолет и не успела приехать в Москву из Турции. Шла конференция, посвященная агротехнике в большом современном зале крупного бизнес-центра. Когда стало известно, что наш гость доехать не успеет, пришлось сделать паузу и срочно искать возможность устроить онлайн-трансляцию. Все получилось, хотя мы нервничали и не успевали, - рассказала Екатерина Зубцова, технический директор IT-компании, - весной этого года конференция повторилась. На сервисе DЕЛИSPACE мы заранее нашли зал с большим экраном, воспроизводящим оборудованием и мощными микрофонами. Протестировали качество звука, выяснили, что он отличный, хоть рок-концерт проводи. В итоге все прошло в смешанном формате: часть спикеров приехали на место, другие выходили вещать онлайн. В общей сложности в мероприятии приняли участие 40 спикеров. Кто-то говорил буквально из личного автомобиля, а были те, кто вещал из дома. Получилось весело. Сейчас никого не удивляет, что некоторые устраивают стримы в самых неожиданных местах. График людей плотно расписан, а иногда личное присутствие невозможно из-за санитарных ограничений.

Вписаться в санитарные требования

Эпидемиологическая обстановка, действительно, держит в тонусе - санитарные ограничения ужесточают во многих регионах России. Но предприниматели уже научены горьким опытом локдауна-2020: деловая жизнь в Москве кипит и сейчас, когда правила становятся все строже.

- Я работаю в крупной компании, которая занимается производством и дистрибуцией медицинского оборудования и препаратов. Мы часто проводим узкоспециализированные мероприятия, где собираются медики со всей России, - говорит Елена Филимонова, - в этом году мы не стали надеяться, что ковид отступит. Заранее через сервис DЕЛИSPACE нашли вместительную площадку в центре Москвы. Выбрали ту, до которой удобно добираться с любого вокзала столицы. С залом нам крупно повезло. Площадка была оснащена по последнему слову техники - с огромным экраном, флипчартами. Мы презентуем сложные вещи, где нельзя обойтись без наглядных материалов. Также важным критерием при поиске было наличие кафе в бизнес-центре для организации кофе-брейков. В итоге приехали 500 гостей из разных регионов, все прошло идеально.

Что нужно для того, чтобы организовать мероприятие быстро и выгодно?

У всех координаторов есть свои секреты, как организовать тренинг, семинар или конференцию и сделать ее интересной участникам. Чтобы сэкономить вам время и средства, мы решили составить небольшой чек-лист советов, полезных для организации всех масштабных мероприятий.

Записываем и запоминаем:

1. Первый важный шаг – определиться с помещением. Здесь многое будет зависеть от целевой аудитории. Например, для аукциона антикварных вещей уместнее выбирать зал в классическом стиле с солидной мебелью, дорогими люстрами, предметами искусства. Зал для студенческого слета может быть непритязательным, но стильным, например, в актуальном лофте.
2. Попробуйте просчитать потенциальное количество участников заранее и снимите зал с расчетом на немного больше гостей. Социальную дистанцию в наши времена никто не отменял.
3. Подумайте о том, как гости будут добираться до места, особенно из других районов, городов, регионов. Сейчас несложно найти площадку поблизости от метро, отеля или любой знаковой точки города.
4. Позаботьтесь, чтобы рядом находилось кафе или ресторан, чтобы у гостей была возможность перекусить. Если позволяет бюджет, можно снять дополнительный зал в этом же помещении и устроить банкет, пригласив службу кейтеринга.
5. Сразу подумайте о техническом оснащении – наличии интернета, микрофонах, проекторах, экранах. Современные бизнес-центры часто уже оснащены всем необходимым. Также нет проблем подвести и подключить оборудование на open-air пространствах, если продумать все заранее.
6. Подготовьте заранее программки, бейджи, ручки, блокноты, портфели с символикой мероприятия – это удобно, а после останется на память и будет некоторое время работать на имидж компании.

Понятно, что ключевое составляющее любой деловой встречи – информация, которую получат участники. Но информация усваивается гораздо эффективнее, а мероприятие превращается в знаковое событие, если все организовано достойно и приятно для людей.

Тем лучше, что сделать все можно заранее – онлайн сервисы, например, DЕЛИSPACE, созданы как раз для оперативной помощи при поиске лучших решений в таком непростом деле, как организация бизнес-встречи. И часто это отлично экономит бюджет.